Réussir la mise en place d’une pointeuse dans son entreprise

Réussir la mise en place d’une pointeuse, c’est avant tout choisir le bon terminal et le bon logiciel de pointage relié. Cela peut dépendre de plusieurs critères comme la taille de votre effectif et les horaires pratiqués. Renseignez-vous également sur ce que cela va vous coûter. Des frais seront à prévoir sur le long terme comme la maintenance et les mises à jour du logiciel. Toutefois, cette solution informatisée vous fera, à coups sûrs, gagner un temps précieux. N’hésitez pas à vous faire conseiller par des professionnels qui sauront déceler vos besoins.

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD (2018), il n’est plus nécessaire de demander une autorisation auprès de la CNIL pour la mise en place d’une pointeuse horaire. Cependant, cela ne dispense pas de certaines démarches. Il faut au préalable, établir une liste des données à récolter et noter à quelles fins elles seront utilisées (identité, heures d’arrivée, de sortie…). Le tout en se conformant au RGPD qui encadre l’utilisation des données à caractère personnel.

Une pointeuse d’entreprise offre une véritable fiabilité des données récoltées. C’est pour cette raison que vous devez établir des règles de pointage précises, notamment sur la gestion des heures supplémentaires :

• Si l’un de vos employés termine sa journée à 18h, mais qu’il pointe à 19h, se verra-t-il crédité automatiquement d’une heure supplémentaire sur son bulletin de salaire ?
• Que se passe-t-il si un employé pointe à 8h55, mais que sa journée commence officiellement à 9h ?
• Les temps de pauses doivent-ils être comptés ou un seul pointage à l’arrivée et au départ suffit ?

Bien sûr, vous devrez, de manière explicite, présenter toutes ces règles de pointage à votre personnel.

La mise en place d’une pointeuse dans votre entreprise peut être mal perçue par certains de vos salariés qui y verront une façon pour vous de les « surveiller ». En premier lieu, vous devez commencer par présenter votre projet de gestion des temps informatisé aux représentants du personnel. Vous devez expliquer clairement quelles données seront récoltées, à quoi elles serviront et qui les traitera. Restez transparents. Vous pouvez expliquer vos motivations et le but de votre démarche. Mettez également en avant le fait que tous vos collaborateurs seront désormais logés à la même enseigne.

La communication interne est indispensable à la réussite de votre projet et doit se faire dans les deux sens. Vos salariés ne doivent pas se sentir piégés. C’est donc en votre devoir de les accompagner et de leur montrer qu’ils ont eux aussi des avantages à pointer leurs temps de travail. Pour terminer, vous devez également leur faire part de leur droit de rectification concernant l’usage de leurs données personnelles.

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