Comment instaurer sereinement les horaires flexibles en entreprise ?

Les horaires flexibles ou horaires à la carte, correspondent à la mise en place d’une plage d’horaires d’arrivée et de départ pour les salariés. Les horaires flexibles sont généralement accompagnés d’une plage d’horaires bloqués, heures auxquelles les salariés doivent obligatoirement occuper leur poste de travail. Le salarié est donc libre d’organiser sa journée comme il le souhaite tout en se soumettant aux règles qui découlent du modèle horaire. Chaque entreprise peut fixer ses propres intervalles d’amplitude. Dans tous les cas, de telles possibilités doivent toujours être spécifiées dans le contrat de travail.

Exemple :

• Les salariés peuvent arriver entre 8h et 10h le matin.
• Les salariés peuvent repartir entre 16h et 18h le soir.

Mais :

• Les salariés doivent obligatoirement travailler entre 10h et 12h le matin.
• Les salariés doivent obligatoirement travailler entre 14h et 16h l’après-midi.

Bien sûr, l’horaire de départ dépend de l’horaire d’arrivée. Les 7 heures de travail effectif doivent avoir été réalisées dans la journée (dans le cadre d’un contrat à 35h sur 5 jours).

Donc :

• Un salarié qui arrive à 8h pourra partir à 16h après 1h de pause à midi.
• Un salarié qui arrive à 10h devra repartir à 18h après 1h de pause à midi.

Les horaires flexibles permettent aux salariés de trouver le bon équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle. En effet, grâce à ces nouveaux horaires de travail plus flexibles, il est plus facile de faire coïncider ses engagements professionnels avec les obligations de la vie quotidienne (famille, loisirs, rendez-vous médicaux…). Cela peut avoir un impact non-négligeable sur le moral et la motivation à venir au travail. Par ricochet, la productivité et la qualité du travail fourni peuvent être tout aussi améliorée.

L’autre avantage des horaires flexibles pour vos salariés est que les salariés vont pouvoir davantage organiser leur temps de temps de travail en fonction des tâches à faire. Ils bénéficieront d’une amplitude horaire plus souple pour programmer une réunion ou un rendez-vous avec un client. Vos équipes deviennent ainsi les maîtres de la gestion de leur emploi du temps.

En plus des horaires flexibles, vous pouvez mettre en place un système de crédit d’heures. Dans tous les métiers, certaines périodes de l’année sont soumises à une forte hausse de l’activité. Il y a des jours avec plus de travail que d’autres. Parfois même, certaines tâches nécessitent un fort taux de concentration. Certains de vos salariés préféreront donc finir le travail plus tard en finissant ce qu’ils ont commencé. Si un salarié effectue 8h de travail dans une même journée, on peut supposer qu’il pourra récupérer son heure un autre jour et travailler seulement 6h.

Dans une moindre mesure, permettre à vos salariés de choisir leurs heures d’arrivée et de sortie est une façon de les responsabiliser. C’est aussi une façon de leur montrer que vous leur faites confiance.

Si vous souhaitez mettre en place un système d’horaires flexibles, il est nécessaire de vous poser certaines questions. Notamment sur le fonctionnement interne de votre entreprise. Cela a une importance capitale sur le niveau de faisabilité de ce nouveau modèle de travail. Chacun de vos salariés doit trouver son compte. Il serait dommage que certains d’entre eux pâtissent de ce changement d’organisation. Alors avant de vous lancer, nous vous conseillons d’analyser tous les points qui pourraient être bloquants. Agir dans la précipitation ne serait pas un bon pari.

• Ouverture et fermeture des locaux de l’entreprise : pose la question de la responsabilité du premier arrivé et du dernier parti. Si tous les salariés sont en horaires flexibles, est-ce que tout le monde dispose d’une clé ou d’un badge pour entrer/sortir des locaux afin de ne dépendre de personne ? D’autres paramètres de sécurité comme l’activation/désactivation de l’alarme anti-intrusion sont à prendre en compte.
• Lignes téléphoniques : est-ce qu’il y aura toujours quelqu’un pour répondre au téléphone aux heures de permanence ?
• Restaurant du personnel : comment réorganiser le temps de pause de midi pour éviter les problèmes d’embouteillage au self ?
• Réunions : la mise en place des horaires souples va-t-elle poser problème pour organiser des réunions en interne ? Cela peut comprendre des difficultés à trouver des moments en présentiel avec toutes les personnes concernées.

Cette liste de questions doit avant tout vous faire prendre conscience de ce qui est réalisable pour votre entreprise. Dans la plupart des cas, il suffit de fixer des plages d’horaires bloqués (heures de présence obligatoires) pour résoudre ces points. De plus, les horaires flexibles ne doivent pas avoir d’impact sur le relationnel entre vos salariés et vos clients. Vos clients doivent continuer à pouvoir vous joindre et vous rencontrer facilement.

La pointeuse badgeuse s’impose comme l’outil le plus efficace pour vous aider à mettre en place des plages d’horaires flexibles. En effet, la pointeuse badgeuse permet un suivi individualisé et automatisé des heures de travail. Elle présente de nombreux autres avantages par rapport aux solutions papier :

• Pour vous, dirigeant et RH :

Nul besoin de traquer vos salariés pour vérifier qu’ils respectent bien leurs engagements vis-à-vis des amplitudes horaires. La pointeuse se charge d’enregistrer les heures d’arrivée et de départ de chacun. Avant chaque fin de mois, vous bénéficiez de toutes les informations nécessaires pour créer les fiches de paie et gérer les congés.

• Pour vos salariés :

Vos salariés s’organisent comme ils le souhaitent sur la journée. Ils ont la liberté de choisir s’ils sont plutôt du matin ou du soir. Par ailleurs, ils ne seront dorénavant plus obligés de poser des jours de congé payés pour prendre des rendez-vous personnels. Avec le logiciel relié à la pointeuse, ils peuvent savoir à tout instant où ils en sont dans leurs heures de travail. Ils savent avec certitude que leurs heures de pointage sont enregistrées et qu’ils ne travailleront pas pour rien.

Pour résumer, la pointeuse badgeuse vous aidera à instaurer sereinement les horaires flexibles dans votre entreprise.

De plus en plus d’entreprises se tournent vers des méthodes de travail augmentant le confort des salariés : télétravail, horaires flexibles… Et si votre entreprise sautait également le pas ?

Si vous avez des questions concernant la mise en place des horaires flexibles, n’hésitez pas à venir nous les poser. Chez BSA France, nous pouvons vous aider à mettre en place un suivi efficace des heures de travail de vos équipes pour faciliter le travail des ressources humaines. Nous vous accompagnons sur toutes les phases de votre transition, du conseil jusqu’à la mise en œuvre de la solution.