Budgétiser son projet de gestion des temps de travail

L’audit constitue la phase la plus importante du projet et occupe par conséquent, une part importante du budget.

Dans un premier temps, l’audit sert à comprendre comment votre entreprise et ses différents services s’articulent. L’objectif est ensuite de déterminer la finalité de la mise en place d’une solution de gestion des temps de travail. En effet, toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion des temps peuvent être personnalisées en fonction de vos attentes. Il est donc important de bien connaître votre entreprise pour vous faire les meilleures préconisations en accord avec le budget que vous souhaitez allouer.

Voici un aperçu des questions qui vont aider à construire votre projet :

• Combien de personnes travaillent dans votre entreprise et quels horaires de travail effectuent-elles ?
• Combien de pointeuses badgeuses avez-vous besoin dans votre entreprise ?
• Quelles fonctionnalités du logiciel pourraient faciliter le travail des RH ?
• …

Après avoir mené une phase de réflexion, vient le temps de la mise en place de la solution. Cela implique plusieurs choses :

• L’installation et le paramétrage du matériel sur site.
• Le déploiement du logiciel sur les ordinateurs de travail.
• La vérification du bon fonctionnement de l’ensemble de la solution.

En fonction des résultats de l’audit, nos experts pourront vous guider sur l’emplacement de votre ou vos pointeuses. Elles doivent être situées dans un endroit de flux stratégique, suffisamment spacieux pour éviter les embouteillages aux heures de pauses. Le déploiement du logiciel sur les postes de travail peut se faire quant à lui, à distance en toute simplicité.
Pour que votre pointeuse puisse récolter l’ensemble des pointages, la distribution de badges à l’ensemble de votre personnel sera indispensable.

Chez BSA France, nous pouvons vous fournir et vous réapprovisionner en badges. Format porte-clé ou carte bancaire, nous nous adaptons à vos besoins. Toutefois, si vous disposez de vos propres badges, il est complètement possible de garder uniquement votre modèle pour l’utilisation de la pointeuse. Nos solutions se veulent flexibles et nous sommes parfaitement conscients qu’il est beaucoup plus pratique de ne disposer que d’un seul badge par personne pour tous les usages de la vie en entreprise (accès zone restreinte, photocopieuse, machine à café…). C’est pour cela que notre matériel est compatible avec de nombreuses technologies de badges. Un simple paramétrage de la pointeuse peut vous permettre d’utiliser vos badges existants.

Ainsi, si vous disposez de vos propres badges, vous pourrez railler la case achat de nouveaux badges dans votre budget prévisionnel.

Pour que vos équipes puissent correctement utiliser votre nouveau logiciel de gestion des temps, il est presque indispensable de passer par la case formation. Ces formations facilitent la prise en main du logiciel par les utilisateurs en passant en revue chaque nouvelle fonctionnalité du logiciel. Il s’agit du troisième point de votre budget de projet de gestion des temps.

Ces formations peuvent s’effectuer en plusieurs temps, car selon le rôle du salarié, il n’aura pas accès aux mêmes informations. En effet, un responsable RH aura besoin de savoir comment gérer les exports excel/pdf tandis qu’un salarié lambda aura besoin de savoir comment utiliser l’outil de demande d’absence à distance.

Ces échanges constituent une formidable occasion pour chacun de poser ses questions sur le fonctionnement du logiciel et d’avoir des réponses à ses questions avant même la mise en route officielle de la solution. Ces formations de prise en main ont pour but de faire gagner en autonomie et en rapidité l’ensemble des gestionnaires du logiciel.

À noter que les formations BSA France peuvent être prises en charge par les OPCO.

Enfin, le dernier point de votre budget va concerner la maintenance du logiciel et du matériel. Ces opérations de maintenance sont essentielles pour garantir la pérennité de la solution de gestion des temps. La CNIL peut notamment mettre en place, au fil du temps, de nouvelles règles concernant la récolte et le stockage des données RH. Avec une maintenance régulière, c’est l’assurance d’un logiciel de gestion des temps qui respecte la loi. L’objectif de la maintenance est aussi de prévenir certains bugs ou dysfonctionnements sur le matériel et le logiciel. Mais ce n’est pas tout. Il faut aussi prévoir des coûts pour l’hébergement de vos données RH.

Chez BSA France, ces frais se traduisent par un abonnement adapté à la taille de votre effectif. Mais cet abonnement se veut beaucoup plus large qu’un simple contrat de maintenance. Il s’agit d’un véritable contrat de suivi pour veiller à ce que vous puissiez faire bon usage de votre nouvelle solution. Voici ce que l’abonnement comprend :

• La maintenance et les mises à jour du logiciel et du matériel.
• L’hébergement en France des données RH et des bases de données.
• La hotline téléphonique et un espace client réservé sur le logiciel pour nous faire part de vos questions ou d’un dysfonctionnement à tout moment.

Bien budgétiser son projet de gestion des temps de travail, c’est avant tout connaître ses ressources et savoir où l’on souhaite aller.

Chez BSA France, nous connaissons bien les principales problématiques rencontrées par les entreprises. Nous savons donc comment ajuster les fonctionnalités de notre logiciel pour gérer les temps de travail à vos besoins réels et votre budget.

Pour en savoir plus sur notre méthodologie et nos services, n’hésitez pas à nous envoyer un message !